Samen werken aan een veilige Bibliotheek Rotterdam

Medewerkers krijgen steeds vaker te maken met overlast en incidenten. Hoe blijven bibliotheken een veilige plek, zonder concessies te doen aan haar open karakter? AEF’er Samar Nafie over hoe ze Bibliotheek Rotterdam begeleidde in het zoeken naar een antwoord op deze vraag.

Van en voor iedereen

De Bibliotheek Rotterdam is al lang méér dan een boekenpaleis: het is de huiskamer van de stad. Een plek van ontmoeting, ontwikkeling en participatie. Maar vooral: een plek van en voor iedereen, waar de samenleving in al haar vormen zichtbaar is. Dat is precies de kracht, maar ook de kwetsbaarheid. Want hoe behoud je gastvrijheid én veiligheid? Het lijkt een logische combinatie, maar in de praktijk kunnen die twee waarden botsen. Een complexe balans dus, die vraagt om een duidelijke visie op en een plan voor veiligheid in de bibliotheek.

Samar: “De Bibliotheek Rotterdam had duidelijk voor ogen wat het wilde zijn: een samenleving ‘binnen’, waar bezoekers zich thuis kunnen voelen. Maar medewerkers van de bibliotheek ervaarden hoe lastig het is om gastvrij te blijven én tegelijkertijd grenzen te stellen. Ze willen een open en uitnodigende plek bieden, maar óók zorgen dat bezoekers en collega’s zich veilig voelen. De bibliotheek zocht daarom naar een werkwijze waarbij veiligheid systematisch geborgd kon worden. Onze opdracht was om hen te ondersteunen bij de ontwikkeling van een integraal veiligheidsplan, met een gedeelde visie op veiligheid en een helder medewerkersprotocol.”

De balans opmaken

Voor we aan de slag konden met concrete handvaten, was het belangrijk om te weten waar de Bibliotheek Rotterdam naartoe wilde. We begonnen het traject daarom met het formuleren van een visie op de balans tussen veiligheid en gastvrijheid. Samar: “Samen met medewerkers van de bibliotheek bespraken we wat we bedoelen met gastvrijheid en veiligheid in de context van de bibliotheek, welke spanningsvelden dit oplevert en hoe die balans er in de praktijk uitziet. We onderzochten in co-creatie welke balans wenselijk is, en wat er nodig is om daar te komen.”

“Hiervoor gebruikten we het Kompas, een instrument dat wij ontwikkeld hebben om organisaties te helpen het gesprek te voeren over het balanceren van gastvrijheid en veiligheid. Het Kompas geeft sturing in het toewerken naar een gedeelde visie en concreet handelen. Zo werkten we toe naar antwoorden op vragen als: wat vinden wij als organisatie de ‘juiste’ balans tussen gastvrijheid en veiligheid? En handelen we ook in lijn met deze visie?”

Van visie naar praktijk

Vanuit die gezamenlijke visie zijn we gaan bouwen aan een integraal veiligheidsplan. Dat plan geeft richting, maar vooral ook praktische handvatten voor het dagelijks werk. Samar: “Het plan beschrijft hoe je omgaat met onrust, overlast en incidenten. We brachten in kaart wat nodig is om met vertrouwen veiligheid goed te organiseren. Het veiligheidsplan vormt één gezamenlijk kader voor beleid én dagelijks handelen.”

“Een belangrijk onderdeel was het medewerkersprotocol. Daarin hebben we vier stappen uitgewerkt: signaleren en voorkomen, handelen, melden en nazorg. Dat helpt medewerkers om te weten wat er van hen wordt verwacht, en wat er kan en mag. Ze voelen zich gesteund om waar nodig grenzen te stellen. Dat begint altijd met het aanspreken van de bezoeker. Medewerkers weten nu hoe ze dat gesprek kunnen voeren met bezoekers, maar ook wie ze moeten bellen als het onveilig wordt of er geen ruimte is voor een veilig gesprek. Of wat je kan dan als een bezoeker bijvoorbeeld weigert te vertrekken. Het geeft niet alleen richting, maar zorgt ook voor andere gesprekken op de werkvloer.”

Co-creatie

Voor Samar zat de kracht van dit traject in de co-creatie: “We hebben dit traject van begin tot eind samen met de bibliotheek vormgegeven. Door medewerkers actief te betrekken, ontstaat iets dat aansluit op hun realiteit. Zij willen die veilige én open plek waarborgen. Door hen daarin te ondersteunen, maak je echt verschil. Het veiligheidsplan was dan ook niet alleen een document, maar ook een middel om samen te leren.”

Wat Samar meeneemt naar volgende projecten? “Dat je altijd moet beginnen bij een gedeelde visie. Zonder dat blijf je hangen in losse maatregelen. Terwijl veiligheid juist vraagt om samenhang en duidelijkheid.”

Meer weten over dit project? email hidden; JavaScript is required!