Samen scherp op de rol van DOK

Bibliotheken spelen een steeds belangrijkere rol in het versterken van basisvaardigheden van mensen en de sociale cohesie in wijken. Tegelijkertijd verandert het speelveld. Met de aangepaste Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) krijgen gemeenten een expliciete zorgplicht en moeten zij scherper formuleren wat zij verwachten van hun bibliotheek – en andersom. Dat vraagt om duidelijke keuzes, heldere rollen en een stevige samenwerking tussen bibliotheek en de gemeente. AEF’ers Erwin de Craen en Sabrina van den Brink vertellen over de ‘strategische verkenning’ die AEF voor DOK heeft uitgevoerd.

Wat was de vraag van DOK aan AEF?

Erwin: “DOK speelt een brede rol in verschillende maatschappelijke thema’s in Delft. De bibliotheek voelde goed aan dat er kansen lagen om de interne organisatie te versterken, maar ook de samenwerking met de gemeente en de manier waarop DOK zich positioneert in de stad. In aanloop naar de aangepaste Wsob wilde DOK niet afwachten, maar juist samen met de gemeente onderzoeken: hoe staan we er nu voor en wat vraagt de toekomst van ons? Daarom heeft de bibliotheek AEF gevraagd een strategische verkenning uit te voeren. Zo konden we concrete ontwikkelpunten identificeren om de positie van DOK te verstevigen.”

Wat viel jullie op in de verkenning?

Sabrina: “Er is een constructieve en open samenwerkingsrelatie tussen DOK en de gemeente: de lijnen zijn kort, zowel tussen medewerkers als op bestuurlijk niveau. De samenwerking heeft hierdoor een laagdrempelig en persoonlijk karakter. Wat ons daarnaast opviel was de versnippering, zowel intern als in de samenwerking. Bij DOK werken bevlogen mensen aan belangrijke initiatieven en projecten, maar die waren intern niet altijd aan samenhangende opgaven verbonden.

Ook zagen we verkokerde aansturing vanuit de gemeente, met meerdere subsidielijnen en losse projectfinanciering. Wat zorgde voor onduidelijke kaders en onnodig hoge administratieve lasten. DOK kan en wíl juist domeinoverstijgend, integraal werken. Inmiddels zien we dat zowel aan de gemeentelijke kant als bij DOK stappen zijn gezet om integraler te kijken én te werken.”

Wat vertelt dit vraagstuk ons over publieke organisaties met een brede maatschappelijke opdracht?

Erwin: “Dit project raakt aan de vraag hoe je publieke waarde goed organiseert. DOK is de grootste culturele instelling van Delft en een verbindende kracht in de stad. De bibliotheek draagt bij aan lezen, leren en cultuur, maar ook aan het verstevigen van basisvaardigheden van mensen. Bovendien is het een plek waar heel verschillende mensen elkaar tegenkomen en ontmoeten. Dat zijn geen losse thema’s, maar als je die samenhang niet expliciet maakt – in je rol én in je samenwerking met de gemeente – dan loop je het risico dat de bibliotheek juist in haar verbinende en maatschappelijke rol minder effectief wordt.”

Wat was de kern van jullie advies?

Sabrina: “We hebben twee duidelijke ontwikkelrichtingen meegegeven. De eerste: expliciteer de brede rol die DOK vervult voor Delft. Niet door alles vast te timmeren, maar wel door helder te maken vanuit welke rollen DOK opereert – als plek, als verbinder, als expert of als wegwijzer. De tweede: versterk de samenwerking met de gemeente. Denk aan integraal overleg over DOK, brede bestuurlijke afstemming, de gemeente activeren als inhoudelijke meedenkkracht en het inzetten op meerjarige financiering.

Het is mooi om te zien dat het rapport niet op de plank’ is beland maar dat DOK onze adviezen meteen ter hand heeft genomen en er concreet mee aan de slag is gegaan. Dat geeft ons ook energie: dat je ziet hoe een organisatie daadwerkelijk beweging creëert op basis van wat je samen hebt verkend en ontwikkeld.”

Wat maakt de samenwerking met de gemeente zo belangrijk?

Erwin: “De gemeente is de grootste financier, en tegelijkertijd kadersteller. Dan is het essentieel dat je elkaar niet alleen vindt op losse projecten, maar ook samen kijkt naar de grotere opgaven in de stad. De relatie tussen DOK en de gemeente was al goed: korte lijnen, veel vertrouwen. Juist daarom zagen we hier ruimte om de volgende stap te zetten en meer integraal samen te werken.”

Wat neem je mee uit dit traject?

Sabrina: “Dat het expliciet en concreet maken van rol en functie niet beperkend werkt, maar juist richting en ruimte geeft. Voor medewerkers, maar ook voor samenwerkingspartners en voor de gemeente. En het bevestigt voor mij hoe belangrijk het is om dit soort gesprekken te voeren vanuit een basis van vertrouwen.”

Meer weten over dit project? email hidden; JavaScript is required.